手帳の使用方法で身につけたい3つのこと

大学生のあなたへ、自分の手帳はありますか?

手帳を持つ必要性は、タイムマネージメントと、他人との約束を守ることです。

手帳を活用する上で、私が身につけた3つのことを紹介します。

1. 時間が縦に流れているバーチカル手帳を使用する

自分がまず初めに身につけたことは、佐々木かをり氏の、30分単位でスケジュールを管理するアイディアです。
30分を1ブロックとし、
例えば、家族との夕食2ブロック、シャワー1ブロック、ネットサーフィン1ブロック、読書2ブロック、、、と管理していきます。2ブロックで1時間です。
これを予定として、記録として手帳に書く習慣がつくと、だらだら、しなくなります、笑。テレビを3ブロック見ると罪悪感が生まれます。

30分で何ができるのか、箇条書きのリストを増やしましょう

予め必要な予定を手帳に入れたら、空いた時間は、リストから選ぶと楽しいです。

何も入れない時間は、会議室で言えば、予約無しですが、余裕を持つことも必要です。非稼動率10%でも、20%でも良いと思います。

予定を入れない時間、移動時間と睡眠時間を含め、時間を意識することは大切だと思います。

参考: アクションプランナー 公式サイト

2. タスクの優先順位を決めよう

フランクリンプランナーの優先順位が大変参考になります。
今日達成したいタスクを優先度によってABCに分類し、さらにA1、A2、B1、B2とタスクに数字をつけてさらに、優先順位をつけます。

私は以下のように決めています。

  • Aは、本日絶対やる
  • Bは、できたら本日やる(明日でも可能)
  • Cは、ABが終わったらやる(今週末までにやりたい)

参考: フランクリン・プランナー公式サイト

3. 三色ボールペンを活用しよう

斎藤教授は、手帳には3色ボールペンを使って、時間や情報の活用術を提案しています。

  • 赤はやるべきこと、最重要事項レベル(帰宅したら行う、帰社したら行う、いつまでにやる等)
  • 青は忘れていはいけないレベル
  • 緑は趣味的にやるレベル

私は、手帳のメモ欄に、シャーペンでその日のことを書き留め、一部に上記の色で下線を引くか、枠で囲っています。
1日の終わりに、赤のやり残しはないか確認しています(翌日以降のことであれば、終了予定の日付を書きましょう)。また、手帳を終えて、来年度へ変える時は、青は別紙に保存しておく、または、次年度の手帳に引き継ぐ等します。

この三色で情報を整理しておけば、手帳を広げ、俯瞰した時に視覚的に判断が出来ます。

手帳 が 私のコーチになる日

手帳で管理して行くことが日々の習慣になれば、セルフコーチングになります。

バーチカルで好きな手帳を選んでください。
私は、高校生の時から、バイブルサイズのシステム手帳を使っていて、大学時代からフランクリン・プランナー、2018年から、ほぼ日手帳のカズンを使用しています。